國際萬花筒
2017.02.01 19:36

還是傳統好? 開放式辦公室壞處不少

文|陳郁文    圖∣PEXELS提供 

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年假結束了,上班族即將回到辦公室工作了。您的辦公室空間如何規劃的呢?根據報導,時下流行的開放式辦公室不但又吵又悶,還可能對大腦和記憶有不良的影響。因此,許多企業開始走回頭路,傳統有牆有門的封閉辦公空間,似乎又要捲土重來。

Google、Facebook的開放式辦公室,屢屢被評選為最佳工作空間,象徵開放和透明的企業文化,廣受現代企業,尤其是科技業的歡迎及仿效。納吉爾(Chris Nagele)是一家科技公司老闆,四年前,他從善如流,把原本在家遠距工作的員工,集中到一個開放式辦公室工作,以「促進團隊交流與合作」。結果,納吉爾很快發現,這是個錯誤的決策。員工變得不專心,生產力下降,很多人抱怨不開心,包括納吉爾自己。

試行了三年,納吉爾終於在2015年另覓新址,10000平方呎的新辦公室,每位員工享有自己的個人空間,而且是有門可關的獨立辦公室。

目前美國約有70%的公司都採用開放概念的辦公環境。但近年紛紛有研究顯示,開放式的工作環境會讓效率降低15%,員工容易受干擾,此外因感染生病的機率也是傳統辦公室的兩倍,以致於回歸傳統的呼聲逐漸興起。

在辦公室搬遷後,不少科技同業才告訴納吉爾,他們也很嚮往封閉的辦公空間。「很多人已經受不了開放式辦公室,這種環境讓人事倍功半,經常要把工作帶回家做。」

一般人喜歡有牆有門的空間,最主要的理由是,我們沒辦法一心多用,而只要分心一下下,注意力便可能流失20分鐘。

更嚴重的是,某些開放空間對大腦記憶有負面影響,尤其是最極端的「無固定辦公桌」模式(hotdesking)-員工帶著自己的配備隨意找地方工作,傷害尤甚。

伊利諾州一名環境設計心理學家歐格絲丁(Sally Augustin)指出,在固定的座位上工作,可以留住更多訊息。儘管沒有明顯的感覺,但我們每天都會把一些記憶,通常是瑣碎的細節,存放在周遭的環境裡。例如某個忽然想到的點子,或最近打算跟同事討論的問題等,這類記憶會與環境有所連結。

對大部分人來說,開放式辦公室最大的困擾是吵雜和缺少隱私。澳洲雪梨大學研究發現,員工對於完全開放的辦公室,以及低隔板的辦公隔間,不滿意度分別高達50%及60%。

開放式辦公環境除了成本較低外,另一個被鼓吹的優點是可以促進合作。然而,許多研究早已證明,你一言我一語的腦力激盪,鮮少激發出好創意,反而對八卦的傳播倒是很有效率。歐格絲丁表示,人們確實喜歡交談,只是不愛談論工作的事。即使在開放式辦公室工作,大家真要開會討論,也會移駕到會議室,結果仍是封閉空間。

事實證明,安靜的場所比較能專心,而全神貫注有助於最好的工作產出。

雖然個人辦公室會減少同事間接觸的機會,但增加交流有很多方法,例如,像納吉爾團隊一樣,每天一起吃午餐,或者,多多開會腦力激盪。

有些公司針對部分要求專注的工作,如寫作、財務規劃、程式設計等,另外設置獨立的空間。但這種做法往往效果不彰,因為離開眾人,「躲到」房間裡工作,感覺似乎有點遜。也有公司規劃3到16人的小辦公室,減少團隊之間彼此的干擾,也不失為好的折衷方案。

開放式辦公室並非全然不受歡迎,對許多年資較淺的員工來說,一覽無遺的辦公室方便他們觀察與學習,如果新進員工一開始就被放進封閉的辦公空間,很容易會抓不到重點,不易有好的表現。所以,辦公室如何規劃最好,不能一概而論,了解並貼近員工的需求,才是提升公司生產力的不二法門。

更新時間|2017.01.12 15:43

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