國際深探
2020.04.25 11:21

日本防疫推遠距辦公 印章文化成一大阻礙

文|劉映君
印章文化仍舊深植高科技的日本社會。
印章文化仍舊深植高科技的日本社會。

隨著武漢肺炎肆虐,全球吹起了遠距辦公風潮,疫情嚴重的日本遠距辦公依舊不算普及。是什麼阻礙了遠距辦公的普及呢?日媒指出,日本職場的印章文化,可能是當中一大障礙。

根據PERSOL總合研究所3月底的調查,公司實施遠距辦公的僅佔13.2%。反之,照常通勤上班者則高達8成以上。然而,即便是實施遠距辦公,某些場合還是會要求員工出勤,例如,契約書等重要文件需蓋印章時。

NHK報導,東京品川區的IT企業「Asteria」旗下70名從業員,幾乎都轉為遠距辦公,不但電話委託外部服務處理,社內批審作業也全都電子化。那麼,公司客戶呢?該公司已說服8成客戶,接下來兩個月轉型使用電子契約,但剩下兩成仍依賴需手動蓋章的傳統紙本契約書。因此,該公司有4名員工依舊定期出勤,執行製作紙本文書的業務。為了契約書的蓋印章,社長也必須每週出勤1次。

像Asteria這樣,實施遠距辦公,卻仍需要員工出勤,已進行簽訂商業契約等業務的公司,不在少數。「TDM遠距辦公實行委員會(TDMテレワーク実行委員会)」由30間日本民間企業組成,其中包含首都圈的IT企業在內,即便會員推行遠距辦公,仍有9成需要員工出勤蓋文書印章。

日本經濟新聞也引述日本情報經濟社會推進協會(JIPDEC)的調查結果指出,日本已進行契約電子化的企業僅占4成。創造出遠距辦公的系統環境與公司規定的企業,則連3成都不到。在電子科技發達的現代,不少日本企業即便已將公文電子化,仍舊維持著紙本印鑑制度。為了簽訂契約,員工不得不實際前往公司出勤。

「我們不吝於協助,希望能早日達成商業契約電子化。」今年2月底,LINE法務室的良知誠收到了公司內各部屬的強烈要求。雖然LINE帶給世人電子化企業的印象,但簽署商業契約時,紙本、印章仍為基本。該公司法務室山本雅道室長表示,該公司每月為紙本契約蓋印章的次數,輕輕鬆鬆就能超過1千遍。即便推行遠距辦公,有需要簽約的員工依舊需要實際出勤。

為了改善現況,LINE法務室在5月黃金週連假之前,首先將約30件契約電子化。

根據一位農產新創企業的法律事務負責人指出:「裝訂契約書,蓋印章,貼上郵票郵寄出去,蓋完印章再送回來,光是這些手續就得花上一週處理。為了這些作業,有時也必須在假日出勤。我們『想要引入電子契約』也是為了提升生產性。」

日本人對於沒有蓋在白紙上的電子契約內容「是否能保證真實性」仍深深感到不信任。若是發生狀況,電子契約的內容是否能被視為真正有效,是日本業界的一大課題。

更新時間|2020.04.21 15:22

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